實施客戶關系系統的目的就是為了留住更多的客戶，鞏固發展自己的競爭優勢。如果想要實現這一目標，軟件本身就必須有足夠的靈活性，才能夠應付常規和非常規的需要。而中小企業在分析這些需求的過程中，首先應當切實認識到自己缺乏大型企業取之不盡的資源優勢。
通常情況下，
CRM的方法與實踐研究大多圍繞在大型企業身上，然而作為一種戰略型應用，中小企業也一樣能從CRM中獲益。不過重點在于，中小企業必須更加謹慎地計劃、分析商業需求和實施回報價值。
根據營銷學原理，倘若一家公司所展開的面向客戶活動與其競爭對手不同，那就有更大的把握去建立屬于自己的競爭優勢。對此，中小企業就必須仔細審核自己管理客戶的方式，并以此為路標來引導整個CRM項目實施的展開。
此外，與軟件廠商無縫合作，將人力資源、流程與技術三者融為一體也相當重要。作為CRM廠商，應該完整了解客戶企業的商業運作模式，然后再來決定解決方案中有哪些需要修改或定制。只有如此，企業原本所具備的競爭優勢才能注入到自動化的系統中，從而達到讓員工更高效工作的目的。
很多中小型企業比較注重實效，因此，如何及時向員工提供他們所需要的信息就非常重要，幫助他們成功完成手頭的工作。同時保持商業規則和用戶界面的一致性也是中小企業所看重的一面，因為只有這樣才能統一進行跨部門的數據測量，而且還便于公司各層級員工的培訓學習。謹記，有時過多的自定義也會適得其反，因此在自定義程度上必須有所掌控。另外，中小企業往往沒有豐富的客戶數據資源(如數據庫、銷售工具等)，這類信息的傳播形式可能也較為分散，相互之間也缺乏支持文檔。因此在分析中小企業的CRM需求時，必須要先找出最佳方式來整合、理清這些分散的信息工具。
此外，還有一個問題就是時間跨度。在有些中小企業里，基本上都是一個人身兼數職，因此他們的CRM實施應當采用速戰速決的戰術，盡可能地縮短培訓時間。不管是銷售還是客戶服務人員，他們都希望能夠節省時間的同時又不影響原本繁重的工作。因此中小企業的CRM必須要做到“三快”，也就是快速部署、快速上線運行，快速開始體現投資回報。這也是事先不怕多投入些精力去徹底了解需求與實施目標的原因所在。
一套以客戶為中心的商務系統的成功實施與快速部署，都需要公司明確掌握商業和技術要求，再加上準確的期望值設定與執行管理。為了確保在短期與長期范圍內，商業與技術需求都能到位，中小企業就必須要選對廠商，才可與你的企業無縫合作，在整個CRM項目的每一個環節中推敲驗證企業的要求。同時，企業自身也應明確未來的需求發展趨勢，不要只顧眼前。為了保護投資回報，企業必須對未來有詳細、可行的規劃，以確保所實施的CRM系統能隨著需求升級而同步發展。
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